Il est 21 h. Les enfants sont couchés, et vous ouvrez encore votre ordinateur pour répondre aux courriels de la journée, envoyer deux factures et déplacer un rendez-vous. Ça vous dit quelque chose?
Les tâches administratives sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Mais elles ne génèrent pas de revenus directement, et elles grugent chaque semaine des heures que vous pourriez passer avec vos clients. La bonne nouvelle : la plupart peuvent être déléguées.
Voici la liste complète des tâches administratives qu’une PME québécoise peut confier à une adjointe virtuelle, classées par catégorie, avec une méthode simple pour savoir par où commencer.
Qu’est-ce qu’une tâche administrative?
Une tâche administrative, c’est une activité de gestion, de suivi, de classement ou de communication qui soutient le fonctionnement de l’entreprise. Elle est nécessaire, souvent répétitive, et rarement ce pour quoi vous avez lancé votre entreprise.
Un bon test : si une tâche peut être expliquée dans une procédure et faite à l’ordinateur, elle peut presque toujours être déléguée.
La liste des tâches administratives à déléguer
1. Courriels et communications
- Tri quotidien de la boîte de réception et classement des messages
- Réponses aux demandes courantes selon vos consignes
- Suivi des messages importants pour que rien ne tombe entre deux chaises
- Création de courriels types pour les questions qui reviennent souvent
2. Agenda et rendez-vous
- Prise, confirmation et modification de rendez-vous
- Rappels aux clients pour réduire les absences
- Coordination des réunions et des déplacements
- Organisation de votre semaine pour protéger vos plages de travail importantes
3. Appels et service à la clientèle
- Prise d’appels au nom de votre entreprise
- Transmission rapide des messages à la bonne personne
- Réponses aux questions fréquentes et suivi des demandes
Plus de détails sur notre page Service à la clientèle.
4. Facturation et tenue de livres
- Création et envoi des factures, suivi des paiements et rappels courtois
- Saisie des factures fournisseurs et des dépenses
- Conciliations bancaires mensuelles
- Traitement des paies et préparation des données de TPS et de TVQ
- Dossier de fin d’année complet pour votre comptable
Votre CPA reste responsable des états financiers et des déclarations de revenus. Par contre, des livres bien tenus toute l’année lui font gagner du temps, et vous coûtent moins cher. Voir notre service de tenue de livres virtuelle.
5. Documents et saisie de données
- Saisie et mise à jour de votre CRM, de vos listes de clients et de vos tableaux
- Rédaction de lettres, d’offres de service et de procédures
- Mise en page de rapports, de présentations et de formulaires
- Révision et correction de vos textes en français
- Classement et archivage de vos documents numériques
6. Réunions et projets
- Préparation des ordres du jour et prise de notes
- Rédaction et diffusion des procès-verbaux, notamment pour les OBNL et les conseils d’administration
- Suivi des échéanciers et coordination des intervenants
- Organisation d’événements
Voir notre service d’organisation et gestion de projet.
7. Ressources humaines
- Rédaction et publication des offres d’emploi
- Tri des CV et prise de rendez-vous pour les entrevues
- Préparation de l’accueil des nouveaux employés
- Suivi administratif des dossiers du personnel
8. Marketing et présence en ligne
- Planification et publication sur les réseaux sociaux
- Préparation et envoi de votre infolettre
- Création de visuels simples et mise à jour de votre site Web
9. Recherche et suivis
- Recherche de fournisseurs et préparation de comparatifs
- Compilation d’informations pour une soumission
- Relances auprès des fournisseurs et des partenaires
Ce qui doit rester entre vos mains
Déléguer ne veut pas dire tout donner. Certaines décisions vous reviennent :
- la vision et les grandes orientations de votre entreprise;
- la relation avec vos clients stratégiques;
- l’approbation des paiements et des engagements financiers;
- les embauches et les décisions sensibles touchant votre équipe.
Votre adjointe prépare, organise et fait le suivi. Vous décidez.
Par où commencer? La méthode en 3 étapes
- Notez tout pendant une semaine. Chaque fois que vous faites une tâche administrative, inscrivez-la avec le temps qu’elle vous a pris.
- Classez votre liste. Repérez les tâches répétitives, celles qui vous prennent le plus de temps et celles que vous repoussez toujours.
- Déléguez d’abord deux ou trois tâches. Les courriels, l’agenda et la facturation sont souvent les meilleurs points de départ : le gain de temps se voit dès le premier mois.
Une fois la collaboration bien installée, vous pourrez ajouter d’autres tâches au rythme de votre croissance.
Combien coûte une adjointe pour vos tâches administratives?
Chez Alter ego par Nuagix, le taux horaire pour les tâches administratives se situe entre 65 $ et 85 $ de l’heure (taux 2026, taxes en sus), selon l’expérience de l’adjointe. Nous facturons à la fin du mois, uniquement pour le temps réellement travaillé. Pas de minimum d’heures, pas de forfait prépayé, pas de charges sociales.
Tous les détails sont sur notre page Tarifs.
Pour aller plus loin, lisez notre guide complet pour externaliser ses tâches administratives au Québec : coûts, Loi 25 et comment choisir son partenaire.
Questions fréquentes
Quelles tâches administratives peut-on déléguer à une adjointe virtuelle?
Presque toutes celles qui se font à l’ordinateur : courriels, agenda, appels, facturation, tenue de livres, saisie de données, rédaction, mise en page, procès-verbaux, soutien RH, réseaux sociaux et recherche. Seules les tâches qui demandent une présence physique sur place ne s’y prêtent pas.
Quelle tâche administrative déléguer en premier?
Commencez par celle qui vous prend le plus de temps chaque semaine et qui se répète. Pour la plupart des entrepreneurs, c’est la gestion des courriels, de l’agenda ou de la facturation.
Faut-il prévoir un nombre minimum d’heures?
Non. Certains clients font appel à nous quelques heures par mois, d’autres plusieurs heures par semaine. Vous payez seulement le temps réellement travaillé.
Mes informations sont-elles protégées?
Oui. Vos données sont hébergées au Canada, chaque mandat est couvert par une entente de confidentialité, et nous soutenons votre conformité à la Loi 25.
Mon adjointe doit-elle habiter dans ma région?
Non. Le travail se fait à distance, partout au Québec.
Prêt à alléger votre semaine?
Une entreprise qui grandit, c’est une entreprise où l’entrepreneur a du temps pour penser. Parlez-nous de vos tâches lors d’une rencontre exploratoire gratuite : on fait le tour de votre liste ensemble et on vous jumelle avec l’adjointe qui vous convient.