Une adjointe virtuelle pour organiser vos projets
Votre structure,
notre mission.
Vos projets avancent par à-coups, vos réunions s’enchaînent sans suivi et votre prochain événement approche? Une adjointe virtuelle d’Alter ego par Nuagix planifie, coordonne et fait le suivi de vos projets, pour que chaque détail soit pris en charge.
Nos adjointes sont des propriétaires-franchisées québécoises, formées et accompagnées par le premier réseau de franchises d’adjointes virtuelles au Québec. Elles apportent la structure qui vous manque, sans alourdir votre façon de travailler.
Vous payez seulement les heures réellement travaillées, facturées à la fin du mois.
Les tâches d’organisation que vous pouvez nous confier
- Organisation de projets : échéancier, liste des tâches, suivi des responsables et relances pour que rien ne glisse.
- Planification d’événements : recherche de lieux et de fournisseurs, invitations, inscriptions, logistique du jour J et suivi après l’événement.
- Coordination de réunions : prise de rendez-vous, ordre du jour, documents préparatoires, notes et suivi des décisions.
- Gestion de dossiers complexes : coordination entre plusieurs intervenants, clients ou fournisseurs.
- Mise en place de systèmes et de processus : procédures écrites, gabarits, classement numérique et routines de travail.
- Gestion de CRM et d’outils de projet : mise à jour de vos fiches clients et de vos tableaux de suivi (Zoho CRM, Zoho Projects, Trello, Asana, Monday, etc.).
- Organisation de vos déplacements : réservations, itinéraires et documents de voyage.
Vous avez besoin d’aide pour vos courriels, votre agenda ou vos documents? Consultez notre page Tâches administratives. Pour automatiser vos processus, voyez notre service Optimisation.
Pour qui?
Notre service d’organisation s’adresse aux :
- entrepreneurs qui mènent plusieurs projets en même temps;
- PME qui veulent mieux coordonner leurs équipes et leurs fournisseurs;
- OBNL et associations qui organisent des événements, des assemblées ou des campagnes;
- professionnels qui veulent des processus clairs et un suivi rigoureux.
Vos pros de l’organisation
Martine
Retrouver de l’espace.
Spécialiste de la coordination de dossiers complexes et de la gestion de CRM. Basée dans Lanaudière.
Catherine
L’excellence administrative à votre service
Spécialiste d’un service administratif haut de gamme. Basée dans les Laurentides.
Yves
Structure retrouvée dans votre quotidien débordé
Spécialiste des processus et des systèmes. Basé en Mauricie.
Nathalie
Collaboratrice stratégique pour le milieu culturel
Spécialiste des communications et de l’événementiel, notamment dans le milieu culturel. Basée à Montréal.
Eve
Votre complice pour continuer à avancer
Spécialiste des projets créatifs et des outils technologiques. Basée en Estrie.
Sophie
Un service à la clientèle à la hauteur de votre réputation.
Service à la clientèle, gestion de projet et administration pour les entrepreneurs en rénovation, les architectes et les designers d’intérieur. Basée à Laval.
Comment ça fonctionne
- Rencontre exploratoire gratuite : on fait le point sur vos projets, vos échéances et vos outils.
- Jumelage : nous vous présentons l’adjointe dont l’expérience répond le mieux à vos besoins et dont la personnalité s’accorde avec la vôtre.
- Mise en place : accès à vos outils, plan de projet ou d’événement, rôles et échéances.
- Suivi continu : points réguliers et ajustements au fil du projet. Si le jumelage ne convient pas, nous vous attribuons rapidement une autre adjointe, sans interruption de service.
Vos données sont hébergées au Canada et protégées par des ententes de confidentialité, et nous soutenons votre conformité à la Loi 25.
Combien ça coûte?
Nous facturons à l’heure, à la fin de chaque mois, uniquement pour le temps réellement travaillé. Aucun forfait, aucune charge sociale et aucun engagement permanent. Pour l’organisation et la gestion de projet, le taux horaire se situe entre 65 $ et 85 $ de l’heure (taux 2026), selon l’expérience de l’adjointe. Détails sur notre page Tarifs.
Pour planifier votre budget et choisir quoi déléguer en premier, consultez notre guide pour externaliser ses tâches administratives au Québec.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une adjointe en organisation et un gestionnaire de projet?
Le gestionnaire de projet définit la portée, le budget et les grandes décisions. Votre adjointe s’occupe de la coordination au quotidien : échéancier, suivis, réunions, documents et relances. Pour un petit projet ou un événement, elle peut souvent tout coordonner avec vous.
Quels outils utilisez-vous?
Nos adjointes s’adaptent à vos outils : Zoho Projects, Zoho CRM, Zoho Bookings, Trello, Asana, Monday, Microsoft 365, Google Workspace, etc. Alter ego est une division de Nuagix, partenaire Zoho Premium.
Pouvez-vous organiser un événement en entier?
Oui, à distance : recherche de lieux et de fournisseurs, invitations, inscriptions, communications et suivi après l’événement. La présence sur place le jour même se discute avec votre adjointe et selon la région de l’événement.
Combien d’heures par mois faut-il prévoir?
Il n’y a pas de minimum. Le nombre d’heures dépend du nombre de projets et de leurs échéances. Vous êtes facturé seulement pour le temps réellement travaillé.
Mon adjointe doit-elle habiter dans ma région?
Non. Le travail se fait à distance, partout au Québec.
Prêt à faire équipe avec une adjointe organisée?
Parlez-nous de vos projets lors d’une rencontre exploratoire gratuite de 60 minutes. Nous y analysons vos besoins en profondeur pour trouver l’adjointe qui vous convient vraiment.